公函的范文模板（范文模板：公函的写作要点）

范文模板：公函的写作要点

一、开头部分：

1.1 发函单位与收函单位

公函的开头应以发函单位、收函单位作为第一句话，附上日期。此外，为了进一步加强函件的规范化，往往还会在上方标注部门名称及函件的编号、主题等信息。

1.2 引言部分

在介绍完发函单位和收函单位后，必须在该部分中明确函件的目的与意义，并简单叙述本次函件的背景与相关事宜。

1.3 关键人物及事宜简介

这一部分主要是介绍本次函件中涉及到的相关人员及相关事宜。如果是会议邀请函，应详细列出参会人员名单、报告主题等信息；如果是公告或通知，应详细列明具体事宜并配以相应说明；如果是申请函，则应详细列明申请对象、申请原因及申请内容等信息。

二、正文部分

2.1 准确明了的正文：

公函的正文是公函的重点所在，正文是否明确准确直接关系到函件的收发效率。

在公函的正文中，一般包括以下几个要点：

（1）表明目的：正文开头应力求精练明了，讲清写信的目的，并阐明请求或承诺的内容以及其重要性。

（2）说明情况：对于需要说明情况的部分，全面准确地叙述事实，注意逻辑性，避免过多出偏离主题的内容。

（3）讲明原因：对于要求追究责任的信函，要陈述原因及其发生的经过，讲明事实和数据为准则，不要过分诉情变好，以免失去人事部的起效率。

（4）具体要求：要准确明确的表达自己的要求，针对性地提出自己明确的要求，让收件人易于判断和处理。

（5）结束和礼貌：正文的结尾与开头时同样要注意礼貌，并表达近期的盼望及感激之情，责令要求有相应的表示，并期望双方能够完美解决好此问题。

2.2 简练明了的排版

公函的正文应力求简洁明了，层次清晰，句式简练。针对不同的情况，也应该采用不同的排版方式。如发起申请时要遵守严谨明确的申请格式；致意函时，要保持感激或证明感激之情的措辞。此外，在排版公函时还应该注意：

（1）字体、字号与布局：字体统一，字迹清楚，字号一般为小四号或五号。首行缩进，间距整齐，字与行之间的间距适中，达到易读为准则。

（2）图文融合：为了更好地说明事情的情况，可以加入图片或图表。但需要注意，这些内容应该紧密联系信函的内容、并相互补充，不过度复杂，不影响公函的印刷和质感。

（3）内容关键词的加粗：关键词加粗能够更好地引人的注意，帮助读者更好地理解公函的内容。

三、结尾部分

3.1 表达语气要谨慎

为了表达保持公函的严谨、得体，结尾也要谨慎，同正文请求高度关注和信任。在签署部分，一般要求涉及多个人员的署名时，应考虑到连贯性，使用董事、董事长或公司负责立场，以便收件人及时准确地处理和回复相关事宜。

3.2 特殊情况的处理

对于一些公函，如果其涉及到信息机密、重要性保密、及时性、审慎等问题时，则应一致提醒收件人，发函单位也应妥善保管，避免泄露或遭遇重要的失误。

总之，结尾需要总结本次函件的核心意义，并再次表达感谢，并仔细的检查交付前的准备工作。如果需要对方回复，还要在结尾处表达信函回复和回信的方式。